Системи за финансово управление и контрол (СФУК)
- Details
- Created on Monday, 29 August 2022 15:02
Системата за финансово управление и контрол е изключително важна за всяко едно предприятие независимо от стопанската област в която работи. Тя дава сигурност, че предприятието ще постигне целите, за които е създадено и си е поставило. За предприятията от публичният сектор тази дейност е регламентирана със Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор и допълнителните указания на МФ утвърдени със заповед N ЗМФ 184/06.03.2020 г. включващи: Методически насоки по елементите на елементите на финансовото управление и контрол, Указания за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност в организациите от публичния сектор, Указания за управление на риска в организациите от публичния сектор, Указания за последващи оценки на изпълнението в организациите от публичния сектор.
В чл.2 закона урежда това задължение:
„Чл. 2. (1) Разпоредбите на закона се прилагат в организациите от публичния сектор.
(2) По смисъла на този закон организации от публичния сектор са:
1. бюджетните организации по смисъла на Закона за публичните финанси, както и общинските предприятия по смисъла на Закона за общинската собственост;
5. организациите, разпореждащи се със средства, гарантирани от Република България;
6. организациите, разпореждащи се със средства по ZMFфондове и програми от Европейския съюз;
7. държавните предприятия по чл. 62, ал. 3 от Търговския закон;
8. търговските дружества, включително лечебните заведения, с над 50 на сто държавно и/или общинско участие в капитала;
9. търговските дружества, чийто капитал е изцяло собственост на дружествата по т. 8.
С този закон Държавата си гарантира опазването и ефективното управление на публичните средства. Изграждането на такава система е в интерес на всеки един собственик на предприятие без значение от икономическата дейност на развитие. Ето защо моят съвет към всеки един предприемач, управител на предприятие в частния сектор, мениджър да се запознае с този закон. Без значение е факта, че той се отнася за предприятията от публичния сектор. Интереса обаче на собствеността предполага, че всяко едно предприятие без значение дали е частно или държавно трябва да изгради такaва система в зависимост от размерите и дейността си.
Закона като цяло стъпва на петте елемента на COSO, като ги въвежда чрез чл.10:
Чл. 10. (1) Ръководителите на организациите по чл. 2 осъществяват финансовото управление и контрол чрез следните взаимносвързани елементи:
1. контролна среда;
2. управление на риска;
3. контролни дейности;
4. информация и комуникация;
5. мониторинг.
Нека разгледаме тези пет елемента в тяхната същност и как те се изпълват със смисъл и съдържание, когато управлението на едно предприятие целенасочена работи за това. Формалното отношение към изграждането на такива системи води до лошо управление на ресурсите на предприятието. Не са редки случаите, в които на въпроса „Имате ли изграден СФУК в предприятието“ отговора е „Имаме някакъв. Сложили сме го там в един класьор“, но при този отговор изводът е само един: Има някакви написани правила, за които знае само техния създател, но изпълнителите по веригата нямат и представа за тяхното съществуване и на практика те не са действащи. Създаването на проформа нормативни документи не може да гарантира изпълнението на целите, за които е създадено предприятието.
СФУК означава не само разписани превила за работа в предприятието. СФУК означава обхващане на дейността на предприятието с вътрешна нормативна уредба, която е достъпна до всеки и не се намира в някакъв си прашен класьор. Това гарантира познаване, разбиране и изпълнение от работниците и служителите.
Какво означава контролна среда?Това е първият елемент на COSO и мога да кажа най-важния. Той започва от личния пример на ръководството, от волята и уменията му да налага в предприятието етични норми на поведение, спазване на законите, ефективно и ефикасно управление на ресурсите, среда на взаимно уважение със служителите и др. Този първи принцип се налага в предприятието с разписан етичен кодекс, с разписани правила за наемане на служители, с правила за поддържане на квалификацията на служителите, разписани (неформални) длъжностни характеристики, правила за атестиране на персонала, разписана структура на предприятието и взаимоотношенията между отделните звена, правила за делегиране на права и други. Няма как да очакваме едно предприятие да се справя и да постига целите си, ако в него цари безхаберие на ръководството, неглижиране на проблемите, лошо отношение към персонала, което ще доведе до текучество и т.н. С една дума, както е казал народа „стълбище се мете отгоре надолу“ и, за да се случват нещата по правилния начин най-напред трябва да започнем с ръководството.
Вторият елемент е „Управление на риска“. Какво означава да управляваме риска? Всеки бизнес се характеризира със своите бизнес процеси, средата в която функционира, големината му, законовата база върху, която стъпва и най-вече целите, които си поставя. Бизнес рисковете на които е изложено всяко едно предприятие според източника се разделят на външни и вътрешно- присъщи, които като цяло се разглеждат като „присъщи“ рискове. Външните рискове са в резултат на външни фактори обусловени в средата в която функционира бизнеса – политически събития, законодателни промени, природни явления и др.. Различните бизнеси имат различни, присъщи рискове, които са вградени в тях поради цялата им специфика. Целите, които си поставя едно училище и целите, които има едно строително предприятие са различни, а от там и присъщите рискове, които биха могли да попречат да се постигнат тези цели са различни. Ролята на ръководството е да извършва регулярен преглед на тези рискове и да обмисли и осъществи такива контролни действия, с които да сведе тези рискове до минимум. Като цяло бихме могли да систематизираме някои видове рискове, валидни за всяко едно предприятие. Ще изброим някои от тях без да се спираме в детайли свързани с проявлението им в различните бизнес сектори.
- Рискове свързани с опазването на активите на предприятието;
- Рискове свързани с персонала;
- Рискове свързани с финансирането на предприятието;
- Рискове свързани с непознаването, а от там и неспазване на нормативната уредба на страната;
- Рискове свързани с доставките;
- Рискове свързани с клиентите;
- Рискове свързани с информационните технологии;
- Рискове свързани с финансовите отчети и т.н
И докато елемента „Управление на риска“ зависи от ръководството дотолкова, доколкото то успява да идентифицира рисковете и да даде правилна оценка на тяхното влияние върху дейността, ако се случат определени събития или са налице определени факти, то контролните дейности са изцяло в ръцете на ръководството. Контролните дейности се структурират и налагат в предприятието в отговор на идентифицираните и оценени рискове. Тези два елемента от COSO са неразривно свързани един с друг, тъй като не може да съществува контрол, който е сам за себе си. Понякога в предприятията се срещат такива контроли, които не водят до нищо, а само увеличават административната тежест. Контролните дейности в предприятията можем условно да ги разделим на два вида:
- Превантивни и;
- Разкриващи и коригиращи;
По мое мнение от изключително важно значение са превантивните контроли, тъй като те предотвратяват възможността за случване на определени неправилни действия.
Тук се изкушавам да разкажа нещо, от което бях страшно впечатлена. Преди известно време бях в Рилския манастир и в музея видях „раклата“, в която са съхранявали монасите парите на манастира. Раклата е с пет ключалки, като ключовете от тях са се съхранявали от пет монаси. За да се отвори раклата е трябвало и петимата да са там. Ето, на това се казва контрол!
Контролните дейности в предприятието могат да се извършват от специално назначени за това служители, каквото е изискването в публичния сектор относно назначаването на финансови контрольори, но могат да бъдат вградени и в информационните системи. Обема и видовете на контролните дейности в предприятията варират, тъй като и самите те са различни, по видове, големина, автоматизация и т.н.
Четвъртият елемент „Информация и комуникация“ осигурява познаването на системите за управление и контрол в предприятията. Ръководството на предприятието трябва да осигури възможността на своите служители да познават вътрешната нормативна уредба на предприятието. От една страна ръководството трябва да е наясно със случващото се в предприятието, изпълнението на задачите, различните проекти, договори и т.н. Начина на организиране на този процес на информираност от долу нагоре се случва в различните предприятия по различен начин:
- Чрез докладване на оперативки;
- Чрез писмено докладване;
- По автоматизиран път проследяване на изпълнението на задачите;
- Смесено;
От своя страна управленските решения на ръководството трябва да достигат своевременно и сигурно до персонала, който ръководят. Практиката, съществуваща в някои предприятия на „устни нареждания“ и последващо „отмятане“ от тях е лоша и води единствено до недоразумения. Доброто управление е пряко свързано с добре разписана вътрешна нормативна уредба и задачите за изпълнение се поставят в писмен вид, на подходящ служител, с разумни срокове.
Последният елемент „Мониторинг“ е надзора над системата за управление и контрол. Този последен пети елемент осигурява правилното функциониране на системата. По принцип няма система, която да е супер съвършена, така че да няма нужда от корекции и от проверки дали тя функционира по предварително определеният начин. Бизнеса се променя, обстоятелствата се променят, а и хората не винаги са достатъчно добросъвестни и изпълняват всичко , както е написано в правилата. Някои ръководители смятат, че е достатъчно да наредят определени действия, но това не е така. Важно е да има последваща проверка дали тези нареждания се изпълняват по предначертания начин и дали не е необходимо да се направят някакви корекции в самите нареждания. Както се казва „проверката е висша форма на доверието“. В предприятията, в които има вътрешен одит обикновено тази дейност се извършва от вътрешните одитори, които са подчинени директно на управлението от най-високо ниво.
Както вече няколко пъти споменахме системите за управление и контрол трябва да бъдат разписани системи да са достъпни и да се познават от служителите в съответното предприятие. Освен предприятията от публичния сектор, за които на база Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор Държавата като собственик на тези предприятия им вменява задължението да изградят такива системи, другия тип предприятия, които имат задължението да изградят такива системи са одиторските предприятия. При тях това задължение възниква от професионални стандарти, на които се подчинява тяхната дейност. Независимите одитори например на база МСУК1 и МСУК2 трябва да изградят система за качество на одиторските услуги. Тези два стандарта също са базирани на петте елемента на COSO, но те дават изисквания за политики и процедури към одиторите, които са специфични за тяхната дейност и приемайки ги и изпълнявайки ги ще доведат до качествено управление на одитната дейност.
Тази статия не е предназначена да разглежда отделни стандарти свързани с отделни професии или процеси в предприятията. Тук бихме могли да споменем и множеството стандарти ISO, чието внедряване води до подобряване управлението на различните процеси в предприятията.
Разписването на системи за управление и контрол в предприятията е сложен и дълъг процес. Много често в предприятията няма специално назначени хора, които да се занимават само със „законодателна“ дейност. Ето защо е добре да бъдат потърсени външни консултанти, които да помогнат за структурирането и систематизирането. Това, с което можем да ви помогнем ние ще откриете на:
https://www.ada-soft.bg/bg/mproducts/forbudget/sfuk
Освен това, както казахме предварителния контрол е от изключително голямо значение. Добре е да бъде автоматизиран, за да получавате незабавна информация за договори, бюджети и др. необходима при издаването на мнение.
https://www.ada-soft.bg/bg/mproducts/forbudget/finansov-kontrolior
В заключение бих искала да кажа, че в крайна сметка на „пазара“ остават само предприятия, които имат адекватни системи за управление и контрол, чието ръководство разбира смисъла им и редовно ги усъвършенства.