Организацията на счетоводната отчетност в предприятията - предпоставка за честно и вярно съставяне на неговите отчети и набор от управленски справки

Details

Created on Sunday, 12 February 2023 14:43

Отдавна обмислям тази статия. Иска ми се да бъда правилно разбрана, особено от хората, които смятат, че сметкоплана на едно предприятие е „формалност“ наложена от учебниците по счетоводство. Преди известно време една моя колежка цитира своя преподавателка: „сметкоплана на едно предприятие може да бъде само от две сметки: едната активна, а другата пасивна“. Не се бях замисляла за това. Наистина е така. Права е била госпожата. Съвсем различен е въпроса колко това ще ни свърши работа, когато се наложи да правим справки и да изведем информацията от тези две сметки, за да изготвим финансовия отчет, освен ако не сме добре обмислили какви партиди да имат тези две сметки.

 Преди години в България имаше задължителен сметкоплан. Споменавам това, защото за много млади хора това може да е неизвестен факт. В един момент, като станахме по-европейци и по-международни се каза, че няма нужда от такова нещо и беше отменен. Искам да кажа, че ние много често зачеркваме български неща с лека ръка, без да осмисляме какво означава това и до какви последствия води. В този сметкоплан беше вложено много познание за счетоводството, групирането на активите, пасивите и капитала, видовете, кореспонденциите между тях. Отчетността на предприятията не спечели нищо от това, че оставихме обикновената оперативна счетоводителка да „твори“ без да има познанията. Оскъпи се IT обслужването на компаниите, тъй като за да бъдат изведени формите на финансовия отчет трябва да е ясно всяка сметка какви обекти обхваща. В едната фирма шифър ХХХ означава вземане, в другата същия шифър означава задължение. Няма как да се направи единна настройка, трябва да се подходи индивидуално, а това струва време и съответно пари.

Тази статия обаче беше предизвикана от нещо друго. Одитор съм от доста години, а с IT системи се занимавам от както се помня. Изпращат ми една оборотна ведомост и съответно ОПР и баланс за същата година. Предавам го за техническа настройка в системата за одит. А моят IT , настройва и съответно иска време за консултации с мен. В оборотната ведомост има две разходни сметки: 602 Разходи за външни услуги и 609 Други разходи . Съответно по имената им той ги настройва според наименованията. Отваряме представения отчет и виждаме, че сумите са отчетени точно обратно: сумите от 602 са в други разходи , а сумите в от 609 са във външни услуги.

Нямам какво да му кажа на младежа освен да видим документите. Оказа се , че са правилно разменени, но си задавам въпроса: Що за професионализъм е това? Ако това беше единично явление със сигурност щях да махна с ръка. За съжаление обаче това явление е доста разпространено: в оборотната ведомост сметката да означава едно, а във финансовия отчет нещо друго. През цялата година, когато са осчетоводявани документите, при всеки осчетоводен документ е казвано, че това е „външна услуга“ и изведнъж в края на годината се решава нещо друго. Мисля си, че това е чисто безхаберие и непрофесионално отношение към това което се извършва.

Сметкоплана на предприятието е огледало на неговите активи, пасиви, капитал и транзакциите, които извършва. Важно е в началото на годината, че и даже преди да започне да прегледаме спецификата на дейността и дали нещо в дейността или в нормативен план не се е изменило, за да можем правилно да шифрираме, да отделим значимите транзакции в самостоятелни синтетични сметки и под сметки. Не са за подценяване и партидите на отделните сметки. Те са носители на много информация и помагат за изграждането, както на мениджърски справки, така и за лесното изготвяне на междинните и годишните отчети на предприятието. Добре е в една партида да не се отчитат различни по характер активи, пасиви, приходи, разходи, освен ако тази партида не е с наименование „други“. Обърнете внимание на партидите „други“. Понякога се случва под названието други да са осчетоводени 80% от общо разходите или приходите. Това само по себе си означава, че никога не сме анализирали истински спецификите на дейността. Друго явление е прекаляването с партиди в сметки, които групират видове разходи или приходи. Едната крайност е да се сложат 2-3 партиди и всяка от тях да съдържа множество разнородни множества, а другата крайност е да бъдат раздробени толкова много, че да не могат да се правят анализи по тях, а истината е по средата т.е. правилно систематизиране на еднородните, съществени за предприятието транзакции във видове и подвидове, което ще даде възможност за извеждане на справки и/или отчети „честно и вярно съставени“ с малко или без усилия, а не да започваме счетоводството от начало, когато се наложи да изведем някаква групирана информация. Въпрос на професионализъм и познаване на дейността е да се отдели време за това преди да са започнали , каквито и да било осчетоводявания.

Друг феномен в последните години е навлизането на ЕРП системите в работата на предприятията. Иди им обясни на някои програмисти и внедрители що е то главна книга и колко информация носи тя за хората, които разбират от счетоводство. Много IT специалисти смятат, че ЕРП системите нямат нищо общо със счетоводството и се опитват да налагат това твърдение на счетоводителите. Като по този начин оправдават неправилно структурираните си системи. Дори съм се натъквала на твърдения колко е прекрасно и лесно да се работи с „много по дебита“ и „много по кредита“. Аз мисля, че не трябва да се примиряваме с това, защото кореспонденциите между шифрите на сметките са носители на информация. Ето ви един пример: 2+3=1+4. В това равенство ние не знаем колко от 2-ката и колко от тройката са влезли в 4-та., но ако разделим това равенство на две равенства: 1+2=3 и 1+1=2 ние ще сме напълно наясно за движението на информационните потоци, което разбира се има пряка връзка с първичните документи били те хартиени или електронни. Ето защо не би трябвало да се поддаваме на внушенията колко по-модерно е другото, а трябва да изискваме системите да се справят с необходимостта от информация и контрол на същата при нейното преминаване от една сметка в друга. Счетоводството е нормален спътник на всеки един процес. И колкото по-рано успеем да вплетем този процес в другия: производство, търговия на стоки, търговия на услуги, отчитане на неправителствени взаимоотношения и други, толкова вероятността да получим по-добри резултати в основната дейност са по-големи. Важно е, когато се внедрява една система да се анализират и правилно разберат процесите, така че в нея да се вградят и съответните контролни точки на информацията. Добавената стойност, която връща счетоводството към бизнеса е възможността да се правят анализи, навременни справки, отчети. Всичко това се постига ако е изградено по правилния начин и с правилните средства.

https://www.ada-soft.bg/bg/mproducts/trading-companies/erp

инж. Елеонора Билбилева-РО, член на ИДЕС

12.02.2023 год.