Изготвяне на отчетни форми от оборотна ведомост

Details

Created on Thursday, 25 August 2022 09:33

Оборотната ведомост систематизира салдата и оборотите на Активите, Пасивите, Капитала, Приходите и Разходите в отделни сметки за определен период. Някои колеги смятат, че не е необходимо оборотната ведомост да отговаря на 100% на четирите отчетни форми. По-важно е отчетните форми да са „честно и вярно“ съставени. Ето защо за тях не е важно например краткосрочната част на един банков кредит да е осчетоводена по сметка за краткосрочни задължения към банкови институции стига тази краткосрочна част да е отделена „на ръка“ в баланса. Аз не искам да споря с тези колеги, защото от гледна точка на отчетната форма разгледана сама за себе си това е точно така. Моята гледна точка, обаче е различна. За мен оборотната ведомост на едно предприятие трябва да е „огледало“ на дейността му. Сметките от сметкоплана му трябва да бъдат шифрирани по подходящ начин, който да може правилно да отрази видовете: Активи, Пасиви, Капитал, Приходи и Разходи. Всяка група транзакции трябва да е ясно по кои сметки и как се записват. Това е един предхождащ процес на осмисляне на дейността и на „честното и вярно“ представяне в последствие в отчета. Самите отчетни форми се „извличат“ от текущата счетоводна база данни и всяка една счетоводна сметка трябва да е предварително ясно къде ще се отрази в отчета. Една част от счетоводните системи предлагат автоматизирано съставяне на четирите отчетни форми. За да може това да се случи трябва да се изгради сметкоплана по подходящ за съответното предприятие начин и всички транзакции да са отчетени, включително тези за отчитане на краткосрочна част на задължение, обезценки, преоценки, прекласификации и т.н.

Макар че част от счетоводните системи предлагат изготвяне на Баланс, ОПР, ОПП и ОСК много счетоводители използват и MS Excel като софтуер, с който да довърши работата по изготвянето на отчета. Това е така, защото MS Excel предлага възможността към всяка една от статиите в Баланса и ОПР да се заложат „бележките“ и съответно да се изгради подходящ „контрол“ за равнение между отделните елементи и съответните бележки. Повечето счетоводители имат изградени шаблонни файлове за съответното предприятие и работят директно с оборотна ведомост и главна книга в MS Excel за изготвянето на отчета. И тук вече започват неволите!

Ако искаме да спестим усилия и да използваме формата на отчетите от предходната година, направили сме си формули за връзка с оборотната ведомост, но за наше съжаление през текущата година имаме няколко нови сметки, които отразяват информацията по нов тип сделки, които предприятието извършва и такива, които вече не използваме. Какво става с нашите формули и шаблони? Започва една сага на пренастройка, която много често отнема доста време абсолютно неоправдано. Тук е мястото да ви представим нашето иновативно решение. Ние решихме да съчетаем удобствата на MS Excel с една допълнителна функция, която беше разработена към добавката за MS Excel- Adasoft.Office.Analytics.

Какво представлява тази функционалност?

Тази функционалност ви дава възможност да изготвяте Баланс и Отчет за доходите от оборотна ведомост, като „вгражда“ в MS Excel „счетоводен език“ за изготвяне на отчетни форми. Добавката дава възможност да се опише на „счетоводния език“ от кои сметки да се вземе информацията. Например: приемаме, че за отчитане на разходите за материали предприятието има няколко сметки, които започват с шифър 601: 6011, 6012, 60112 и т.н. В ОПР ние записваме: „Вземи оборот дебит за сметки 601%“, което ще вземе оборотите по дебита на всички сметки, които започват с 601. Какво ще стане, ако следващата година имаме още 2 сметки за материали 60123 и 60135, а не сме ползвали например 6012? Системата ще разпознае новите сметки, защото те започват с 601. Проблем ще възникне, ако тези нови сметки нямат характер на разходи за материали. Тогава сумата за разходи за материали няма да е вярна, въпреки че и този проблем е решим. Просто трябва да променим: „Изключи 60123 и 60135“ Това обаче си е допълнителна работа и е по-добре да използваме единна методика, когато шифрираме сметките от сметкоплана. Това имах предвид в първата част, когато казах, че сметките трябва много ясно да отразяват спецификата на обектите/транзакциите, които отчитат. Това в последствие пести време при съставянето на отчетите и автоматизирането на този процес. В някои информационни системи не работят с оборотите на сметките за разходи и приходи и на практика се използват крайните салда на сметките. В този случай записа ще изглежда по следния начин: „Вземи Крайно салдо дебит за сметки 601% .

Как се работи с продукта?

При първоначална инсталация Adasoft.Office.Analytics се инсталира с настроени форми на отчетите по НСС и стария задължителен сметкоплан.

Вземете оборотна ведомост за текущата година в MS Excel от Вашата информационна система и я поставете в един шиит във файла, в който ще изготвяте отчета. В друг шиит поставете оборотната ведомост от предходната година. Натиснете „таб“ Analytics, който се е появил в менюто на MS Excel и стартирайте „Генериране на отчети“. Може да изпробвате попълването на Баланс. В диалоговия прозорец изберете:

• • • Изберете регионите на оборотните ведомости . Ако изготвяте ОПР с попълнена колона и за предходната година изберете региона и на оборотната ведомост за предходната година.
    • Опишете шаблона на оборотната ведомост (трябва да посочите колоната на шифъра на сметките, колоните за начални салда, обороти и крайни салда)

Ако не маркирате опцията „Изготви отчета в съществуващ лист“ системата ще ви създаде нов шиит с попълнен „Баланс“, така както е шаблона. Ако вече имате попълнен Баланс и искате да го обновите с новите стойности в оборотната ведомост – „изберете попълване на съществуващ лист“ и изберете Баланса.

Опцията „Маркиране на използваните сметки от оборотната ведомост“ е много удобна. При маркирането системата копира в нов шиит оборотната ведомост и оцветява всички сметки, които са използвани. При натискане на клавиша „Обработка“ ще попълните съответната бланка. Тази „обработка“ може да се променя многократно и няма значение дали в оборотната ведомост има нови сметки или вече не се използват някои от тях. Ако сте счетоводна къща можете лесно и удобно да изготвяте отчетни форми. При закупуване на модула Вие ще получите настроен шаблон по НСС, в който отчетните форми могат да бъдат изготвяни на английски или български език и автоматизирано да се разпечатват без нулеви редове. Вие можете да си настроите ваши шаблони според нуждите на компанията. Като например специализиран отчет за управителя, който следи определени салда, обороти и финансови показатели. Нашият опит с различни предприятия показва, че понякога управителите изискват отчети, които са комбинация между части от отчета за доходите и баланса. Новата функционалност е удобна и за настройка на различни финансови показатели, които да се изчислят с натискането на един клавиш.