Проверка на пълнотата на покупките

Details

Created on Wednesday, 10 August 2022 13:29

От известно време на сайта на НАП всяка една фирма може да получи справка за покупките, които е извършила през определен месец, която се изготвя от подадената информация в дневниците на контрагентите. По този начин всяка една фирма може да сравни дневниците на покупките, които тя е изготвила за съответния месец и да извърши контрол за пълнотата на осчетоводените покупки.

Някои колеги биха казали, че това е изрично да се прави, защото е възможно някои фактури за покупки да не бъдат осчетоводени в месеца, за който се отнасят , а преднамерено да бъдат оставени за осчетоводяване в следващ месец. Това е така, но ако при това сравнение само тези фактури се появят като разлики ние ще преценим, че информацията в изготвените от фирмата дневници на покупките не съдържат несъответствия.

С една такава проверка обаче ние можем да открием навреме и следните несъответствия:

А) Не предадени фактури за покупки в счетоводството;

Б) Предадени фактури в счетоводството, но не отчетени от контрагентите;

В) Фактури, които са отчетени по различен начин във фирмата и при контрагента;

Закона за ДДС казва, че ако едно лице не е регистрирано по този закон няма право да издава фактури, в които е начислил данък добавена стойност. Ако един контрагент е недобросъвестен и след дерегистрация издаде фактура с начислен данък добавена стойност ние няма да имаме право на данъчен кредит по тази фактура. Такива казуси обикновено се разкриват при данъчни ревизии и НАП сторнира данъчния кредит по тези фактури. Ние обаче с една такава проверка можем да открием недобросъвестните ни контрагенти предварително и да си спестим неудобствата при данъчните ревизии.

Не са за подценяване и фактурите, отчетени по различен начин от нас и нашите контрагенти, особено, когато те са на голяма стойност. Преди известно време открихме фактура на доста голяма стойност, за която фирмата ни беше ползвала данъчен кредит. В същото време същата беше подадена от контрагента ни като „фактура с нулева стойност“ т.е. анулирана. Ние се свързахме с фирмата и те направиха своята проверка. Оказа се техническа грешка. По-важното е, че те я начислиха в следващия месец. Този и други казуси потвърждават полезността на един такъв контрол. Справката можете да я заявите на новия сайт на НАП:

Услуги->Справки->Предоставяне на справка за декларираните продажби от регистрираните по ЗДДС лица за определен данъчен период N=2688

https://portal.nra.bg/details/ref-sales-period

Справката, която НАП предоставят е във формат CVS, а дневниците, които подаваме към НАП са във форма TXT. За да направим проверката трябва да преобразуваме двата файла във формат .xls/.xlsx като за целта използваме функциите на MS Excel. След което може да сравним двата дневника използвайки също функциите на MS Excel. Не бих казала, че това е трудно, но изисква познания и време, за да бъде направено. Добре е тези проверки да се правят по-често и без да губим излишно време. Тази проверка може да бъде правена и за няколко месеца на веднъж. Ето защо е добре този контрол да бъде автоматизиран.

Можем да спестим време и усилия с добавката за MS Excel Adasoft.Office.Analytics. Тази добавка притежава и множество други полезни функционалности за одитори и счетоводители, но тук ще опишем накратко тази функция свързана с проверката на дневниците по ДДС.

Предоставяме ви линк, от където можете да изтеглите „демо“ на модула:

https://www.ada-soft.bg/bg/mproducts/tproducts/adasoft-office-analytics

Демото работи с ограничен брой редове (500) на файловете, но бихте могли да се запознаете с функционалностите и да направите своя избор.

След като инсталирате модула в менюто на MS Excel ще се появи допълнителен „таб“ “Analytics”. Функционалността за автоматизирано преобразуване на ДДС файловете и поглъщане в MS Excel се намира в раздел „Импортиране“. От падащия списък изберете „ДДС дневници-покупки“. Изберете папката, в която се намират дневниците „покупки“, така както са предадени в НАП. Може да изберете и папка с дневниците за повече от един месец, за целта разделете отделните месеци в отделни подпапки, подчинени на избраната. Системата разпознава тези папки и извежда на екран списък от намерените файлове. Срещу всеки файл има отметка. Ако желаете да не поглъщате някой от тези файлове - премахнете отметката. При натискане на бутона „ОК“ системата ще ви създаде шиит „покупки“ и ще обедини всички покупки от посочените файлове.

За файла от НАП използвайте отново „Импортиране“ като посочите „Справка на НАП за продажбите подадени в ДДС дневниците на контрагентите“. Посочете папката, в която се намира файла. Модула ще разпознае файла/файловете. По същия начин, ако са свалени за повече от един месец справки от НАП и са поставени в отделни подпапки системата ще ги изброи на екран с възможност за отказ от някои от тях при необходимост. Ако натиснем бутона „ОК“ системата ще създаде шиит „Справка на НАП“ и ще обобщи всички файлове.

И сега остава да сравним двата шиита. За да не се чудите по коя колона да сравнявате сумите нашият съвет е да създадете и в двата шиитa една „сборна“ колона, която да събира сумите от всички останали колони. От добавката Analytics изберете „Обединяване на таблици“. Изберете „регионите“, които ще сравнявате от двата шиита. Като колони за сравнение е най-подходящо да изберете идентификационния номер на контрагента и номера на документа, като колона за изчисляване на разликата изберете „обобщаващата“ сума.

Всичко става много лесно и бързо, така че ще изпитате истинско удоволствие от използването на тази функционалност на модула. Можете да приложите и групиране на данните, така че да направите първоначално една обобщена таблица с общите суми по контрагенти. Какъвто и начин на сравнение изберете със сигурност ще стане лесно и ще се убедите в полезността на правенето на тази контрола особено, когато това не ви коства много време и усилия.