Методика на равнение на сметки и параграфи, използвайки ПП Еква ; ОБОСНОВАВАНЕ НА РАЗЛИКИ МЕЖДУ НАЧИСЛЕНИЯ И ПЛАЩАНИЯ

Details

Created on Monday, 29 August 2022 12:45

1. Принципи на обосноваването на разлики между начисления и плащания

Някои специалисти отричат аналогията между Касов отчет и Отчет на паричните потоци, поради разликите, които съществуват между двата отчета, но в това изложение ние ще потърсим аналогията между тях, като изтъкнем разликите. Нека разгледаме касовия отчет като отчет , който отразява входящи и изходящи потоци на парични средства, разглеждайки предприятието винаги в центъра на събитието спрямо външни за него организации и физически лица. Характерно за касовия отчет е, че има случаи при които някои от паричните потоци не преминават през бюджетното предприятие, но въпреки всичко се отчитат в неговия касов отчет, независимо, че няма пряко преминаване на потоците. Такъв е примера с трансфера на осигурителните вноски и ДОД на бюджетните организации (с изключение на общините), които се превеждат директно на осигурителния институт, здравна каса и НАП от МФ без да преминават през предприятията. В този случай начислителният процес съвпада с плащането. Има и изключение от това правило, където в касовия отчет се отчита разход по параграфите от ЕБК без действително да е извършен такъв нито пряко, нито косвено. Това е случая на отразяването на финансовия лизинг и търговския кредит, където има отразяване по капиталовите параграфи на сумата на покупката на ДМА, заедно с начисляването на покупката.

За да разберем, обаче смисъла на равнение на сметки и параграфи нека разгледаме класическия пример, когато предприятието е в центъра и имаме входящи и изходящи парични потоци. 

 Сметкоплана в бюджетните предприятия е твърде подробен и детайлен,като за всеки вид актив, разход или приход има точно определена сметка , в която могат да бъдат начислени. Същият подход е приет и при определянето на шифрите на параграфите от касовия отчет. Голяма част от сметките и параграфите са дефинирани по един и същи начин и имат абсолютно еднакво съдържание относно обхвата на вида отчетни единици. Връзката между сметки и параграфи е очевидна и лесно се виждат двата процеса: начисляване и плащане. Бюджетните средства подлежат на предварително планиране и отпускането им е целево. В стопанския живот е нормално явление по договор да бъдат платени авансово суми на доставчик или да има отложено плащане за получени стоки и услуги. Тези суми се отразяват по разчетните сметки като взе мания или задължения. Във връзка с управлението на бюджетните средства и тяхното правилно отчитане интерес представлява анализа на разликите между начислените суми, които подлежат на последващо плащане и авансово платените суми, изплатени задължения за предходни периоди, авансово получени или такива, които не са били изплатени в предходни периоди. Съществуването на разлики между начислената сума по сметки и платена сума по параграфи не е необичайно, но трябва да бъде направен анализ на тези разлики и съществуването им да е обосновано. Необоснованото съществуване на разлики може да бъде резултат от евентуално допусната грешка. Например: Закупени материали, чиято фактура е отчетена като разход за материали, а плащането по фактурата е отразено като плащане на външна услуга. Такава разлика, обаче може да бъде и от преднамерено отчитане на средствата, поради факта че в бюджета на организацията има заложени средства за външни услуги, а няма такива за материали.

Начисляването на активи, пасиви, приходи и разходи не винаги е резултат от стопанска операция, която ще доведе до получаване на пари или плащане на парични средства от предприятието. При обосноваването на разликите между
начисления и плащания е добре да разграничим двата вида начисления: такива които довеждат до движение на парични средства и такива, които няма да доведат до движение на парични потоци. Този анализ се извършва на база
главна книга на счетоводните сметки, която отразява сумите по сметките в кореспонденция с останалите счетоводни сметки. Това разграничаване на транзакциите е важно, защото получаването и плащането на парични средства
е предмет на бюджетиране и когато правим анализ ние би следвало да се интересуваме от разликите между процеса на начисляване и касови потоци.

Пример за анализ на разлики между сметки и параграфи

Трябва да разгледаме внимателно оборотната ведомост на предприятието и да обърнем внимание на съществуването на обороти по сметки за дарения, трансфери и др. Примери за движения, които не са свързани с парични потоци са както следва:

А) дарения
        ДТ 30..
        ДТ 20..
        ДТ 60..
        ДТ 21
                      КТ 74...

Б) трансфери от други бюджети или вътрешни прехвърляния
        ДТ 30..
        ДТ 20..
        ДТ 60..
        ДТ 21
                       КТ 76..; КТ 4500..

В) разходи свързани с трансфери към други бюджети или вътрешни прехвърляния
        ДТ 76
        ДТ 4500
                      КТ 30; КТ 20; КТ 21

Г) разходи от брак или обезценки
        ДТ 69
        ДТ 78
                       КТ 20; КТ 21; КТ 30 

Тези обороти по сметките няма да доведат до входящи или изходящи парични потоци, но в същото време участват в обосноваването на разликата между сметки и параграфи и трябва да бъдат отделени от оборотите, които са резултат от покупки и продажби, за да видим разликите , които ни интересуват.

 ПРИМЕР:

По сметка 3020 сме осчетоводили закупени материали за 1000 лв. и сме заплатили 800 лв, отчетени по п-ф 1015. Освен това имаме получено дарение на материали от 500 лв, които сме осчетоводили:

ДТ 3020/КТ 7413 500 лв

Т.е. отчетените суми по параграфи и по сметки е следния:
П-ф 1015 800 лв
ДТ 3020 1500 лв

Разлика между п-ф и сметка е 700 лв: 500 лв., от получено дарение (осчетоводено по сметка 7413), което не е свързано с паричен поток и 200 лв., неплатена част от фактура, която трябва да бъде отразена като задължение за плащане евентуално по сметка 4010.

В процеса на анализ на разликите между сметки и параграфи могат да бъдат открити неправилно осчетоводени суми по параграфи или сметки. Всъщност една от задачите на този анализ е точно тази – да се провери дали представянето на сумите по счетоводните сметки и тяхното плащане е правилно осчетоводено. При откриването на разлики, които се дължат на неправилно осчетоводяване съставителите на отчетите трябва да отстранят съответните грешки, а не да ги обясняват.

Пример:
Поделение Х има продажба на транспортно средство, която е осчетоводило по следния начин:
Д-т с/ка 5011 п-ф 4025/К-т с/ка 7145 3000 лв.
При проверка на равненията с ПП ЕКВА е отчетена разлика по п-ф 4025 (+3000 лв) и п-ф 4024 (–3000 лв). Системата чете сумите по параграфи отчетени в Касовия отчет и тези по сметки в Оборотна ведомост и отчита:

3000 лева по параграф 4025 и 0 лева по сметка 7146 - разлика 3000 лева;
0 лева по параграф 4024 и 3000 лева по сметка 7145 - разлика 3000 лева.

Тези разлики всъщност се дължат на неправилното използване на п-ф 4025 вместо 4024, което означава, че трябва да сторнираме сумата от неправилния  параграф и да ги отнесем в правилния, а не да обясняваме грешката (разликата).

2. Настройка на ПП Еква и начин на работа

Целта на ПП Еква равнение е да подпомогне процеса на анализа на равняването между сметки и параграфи и да представи в стандартизиран формат отчет на анализа на равнението. Съответствията между сметки и параграфи са предварително заложени, където те твърдо съществуват, дадена е възможност за добавяне на нови сметки. На екрана по-долу е показана връзката между п-ф 10-12 медикаменти и лекарства и сметките 3020 и 6013. 

Сметка 6013 твърдо отразява разхода на медикаменти и лекарства и по нея не могат да се отразяват други видове разходи. Сметка 3020 отразява вече всички видове материали в настройката тя е заложена с възможността да се попълнят само тези стойности, които съответстват на параграф 10-12.

• Отразените сметки в червено (в долният десен прозорец) са сметки с частични обороти, които се въвеждат ръчно от оператора;
• Бутона „Добавяне“ дава възможност да се добавят нови сметки към равенството, ако е необходимо. В рекапитулацията тези сметки са отбелязани със знака „* “, което показва, че са добавени от оператора, а не са предварително заложени;
• От горния десен „прозорец“ се избират разчетните сметки, по които са останали суми за плащане или получаване. Означени са като отнесени разлики. Системата не разрешава да бъдат избирани сметки, които нямат изменения. На- пример: сметка 4010 има НС 100 лева и КС 100 лева. Тя няма изменение и ПП няма да разреши да бъде избрана. Ако случайно става въпрос за изключението, при което НС е по един параграф, а крайното по друг тогава обосновката на разликите между сметки и параграфи ще трябва да се извърши чрез обяснение на този факт в „Причини за неразпределени разлики“.

Сметки 6112, 6993, 7413, 7419, 7993 са сметки, които могат да отразят начислението на различни видове материали, не само от медикаменти и лекарства. Ето защо тези сметки са оставени да бъдат попълнени от оператора със съответстващите суми на параграф 10-12. В анализа на разликите между начисления и плащания са разграничени два вида сметки: сметки приходни, разходни, сметки за СМЗ и ДМА, частично разчетни сметки, по които се извършва начисление на разходи, приходи, активи, трансфери и т.н. и, които са част от равнението и сметки, които отчитат разчетите за последващи плащания, по кои то ще покажем остатъците за получаване или плащане на суми.

Нека да разгледаме следния пример: В бюджетна организация ХХ са закупени медикаменти и лекарства, които са отразени в сметка 3020 за 5000 лева, които са платени частично-изплатената сума е 3000 лева. Задължението е по сметка 4010. Получени са като дарение по сметка 7413 медикаменти и лекарства за 1500 лева. При инвентаризацията са открити излишъци за 200 лева. Отразени са по сметка 7993. Продадени са медикаменти за 400 лева. Отразени са по сметка 6112. Изписани са медикаменти за 3000 лева. Закупени са медикаменти за 200 лева, които веднага са платени и са изписани директно през сметка 6013.

Счетоводните статии са:
Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 4010 - 5000 лева;
Д-т с/ка 4010/К-т с/ка 7500; 5013 п-ф 10-12- 3000 лева; Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 7413 - 1500 лева;
Д-т с/ка 3020/К-т с/ка 7993 - 200 лева; Д-т с/ка 6112/К-т с/ка 3020 - 400 лева; Д-т с/ка 6013/К-т с/ка 3020 - 3000 лева;
Д-т с/ка 6013/К-т с/ка 7500; 5013 п-ф 10-12 - 200 лева

Нека разгледаме следното равенство:

6700-1500-200-3400+3200+4005200 лв- това е сумата на закупените меди каменти и лекарства;
Сумата отразена по параграф 10-12 е  3200 лв.
Разликата между закупени медикаменти и платени медикаменти е 2000 лева
 изменението на сметка 4010  2000 лева- остатък за плащане;

В много случаи при обосноваването на разликите е разпространена практиката да изчисляваме математическата разлика между начислено и платено. В този случаи ние ще кажем, че начислената сума е: 6900 лева; платената 3200; разликата 3700 лева= 2000 по 4010 неплатени;1500 от сметка 7413 и 200 от сметка 7993. На практика това е един друг подход, който сам по себе си води до повече обяснителни записки, но не дава пряко разликата между закупено и платено, което всъщност е и целта на анализа: да проверим дали начислените суми по сметките при закупуването, са сметките, които съответстват на параграфите при плащането или дали използваните сметки за начисление на продажбата/отразяване на прихода са тези, които съответстват на параграфа за отразяване на получените суми при плащането. (примера с продадения автомо бил).

Предимството и удобството да се работи с ПП Еква е:
- Предварително настроени съответствия между сметки и параграфи;
- Предварително настроени равенства;
- Автоматизирано четене на сумите от Касов отчет Б3 и Оборотна ведомост на МФ, там където нямаме смесено отразяване по няколко параграфа в една сметка.
- Рекапитулация на обосновките;
- Еднотипна обосновка на всички бюджетни организации;
- Възможност за автоматизирано обобщаване на няколко отчета чрез Еква- контрол